Внутренний Контроль в китайской компании – часть II.

October 26, 2017 Posted by China Briefing Reading Time: 7 minutes

Edited by Maria Kotova
Translated by Veronika Petruleva

Практические советы.

Эффективные процессы Внутреннего Контроля необходимы для любой успешной компании. Компании могут добиться эффективного Внутреннего Контроля за счет внедрения хорошо продуманной системы Внутреннего Контроля с самого начала. Однако просто реализовать систему Внутреннего Контроля будет недостаточно. Чтобы поддерживать безопасную среду для бизнеса, компаниям следует постоянно проверять и оценивать систему Внутреннего Контроля. Кроме того, периодический надзор также имеет важное значение для обеспечения надлежащей разработки и эффективного внедрения системы Внутреннего Контроля и обеспечения уверенности в бизнесе. И в некоторых случаях компаниям, возможно, придется искать профессиональные мнения у компетентных поставщиков услуг Внутреннего Контроля.

Внутренний Контроль как средство борьбы с мошенничеством в китайских компаниях

Обеспечение безопасности печатей компании

Штампы компании, также называемые печатями, являются уникальной особенностью бизнеса в Китае. Такие печати с выгравированными данными компании (как зарегистрированное юридическое имя) – это как подпись на Западе – они используются для юридического санкционирования документов. Документы во большинстве случаев даже не подписываются, а просто ставиться печать на документы. И эти документы могут быть как контракт, так и подтверждения снятия всего вашего капитала в банке.

Риски при передаче печати высоки: нередко, чувствуя, что сотрудник может быть уволен, он может забрать печати компании в качестве козыря для переговоров с руководством. Даже если это не является злонамеренной попыткой шантажа, это может привести к нежелательным последствиям, если печати будут использованы не по назначению.

Таким образом, все компании в Китае должны разработать тщательные системы Внутреннего Контроля, чтобы гарантировать, что его сотрудники используют печати на законных основаниях.

Типичным примером мер Внутреннего Контроля является внедрение дополнительных мер безопасности для обеспечения надлежащего использования печатей. Это включает в себя установление иерархии того, кто из высшего руководства может использовать печати в случае отсутствия ответственного лица и создания журнала, регистрирующего время, дату и причину каждый раз, когда печать используется.

Как открыть компанию в Китае? Ключевые моменты и подводные камни при открытии компании (Часть II)

Составление описи

Предприятиям в Китае, в частности производственным, следует создать системы мониторинга и составить опись имеющегося инвентаря. Хотя большинство производителей имеют программное обеспечение для облегчения этого процесса, менеджеры по инвентаризации должны по-прежнему проводить реальные проверки, чтобы учитывать человеческий фактор, мошенничество и другие ошибки.

Штат, отвечающий за инвентаризацию, может быть не знаком с техническими деталями, что приводит к неправильным данным инвентаризации или неправильному использованию инвентаря. Сотрудники могут неправильно вводить информацию инвентаризации в программное обеспечение, особенно если программное обеспечение было недавно внедрено в компанию или его интерфейс просто не удобен. В случаях мошенничества инвентаризация может быть преднамеренно неверно маркирована, например, когда качественная продукция обозначена как брак, позволяющий работнику перепродавать товар или заставить компанию закупать больше у своего поставщика.

Продажа и выставление счетов

Процесс продажи, выставления счетов – это то, где предприятия наиболее уязвимы для финансового мошенничества и коррупции, поскольку это связано с финансовыми операциями. Следовательно, Внутренний Контроль, регулирующий такие процессы, должен быть тщательным и надежным.

Должны быть установлены ценовые диапазоны для разных видов продуктов. Для некоторых предприятий каждый продукт должен иметь установленную цену, тогда как для других есть место для переговоров с каждым индивидуальным клиентом. В последнем случае предприятиям следует устанавливать ценовые рамки, в которых работники могут продавать данную продукцию. Это уменьшает риск коррупции в процессе продаж, например, когда работник дает клиенту скидку в обмен на другую услугу. Также, компания может установить правило, согласно которому высшее руководство должно сначала одобрить любую продажу за пределами стандартного диапазона цен. Кроме того, предприятиям следует устанавливать различные пороговые значения для кредитных лимитов для клиентов на основе таких соображений, как перспективы на продолжительность отношений и т. д.

После завершения сделки, работник должен делиться данными заказа для контроля инвентаризации, отгрузки и выставления счетов. Предприятия должны регистрировать каждую сделку. Кроме того, предприятия должны согласовывать финансовые счета и регистрировать, кто отвечает за рассмотрение счетов.

Закупки

Как и при продаже, компаниям следует внедрять стандартные ценовые диапазоны для процессов покупки. Компании должны регулярно сравнивать предполагаемую стоимость товара с фактической стоимостью, хотя точная стоимость может отличаться при фактической покупке.

Чтобы предотвратить мошенничество, шаги в процессе покупки должны быть разделены на различные стадии. В идеальном случае ответственность за платежи не должна лежать на тех, кто фактически обрабатывает сделки. Кроме того, регулярная ротация персонала является эффективным способом избежать рисков мошенничества.

Отдел кадров

Для МСП, работающих в Китае, особенно с штаб квартирой за границей и для небольших компаний, особенно важны внутренние системы управления персоналом. Поскольку развитие бизнеса в Китае сильно ориентировано на завязывание связей и отношений, важно иметь доверенных сотрудников на местах. Кроме того, увольнение неэффективного сотрудника в Китае может стать серьезной проблемой.

При наборе сотрудников компании должны создать тщательный процесс отбора для выявления и найма сильных кандидатов. Это включает многоэтапный процесс собеседования с персоналом внутри компании и дополнительные меры проверки, такие как письменный тест или тематическое исследование.

Поскольку манипуляции с резюме чаще встречается в Китае, чем на Западе, в том числе поддельные или преувеличенные университетские степени или опыт работы, руководители по найму должны проводить проверку анкетных данных о потенциальных работниках для обеспечения легитимности. Предприятия, не знакомые с наймом в Китае, могут рассмотреть возможность привлечения услуг профессионального найма для определения квалифицированных кандидатов.

Составление трудового договора является еще одним ключевым пунктом управления персоналом. Менеджеры по персоналу должны не только уделять пристальное внимание эффективности положений контракта, но также следить за тем, чтобы письменный трудовой договор был подписан и продлен вовремя. Например, работник имеет право удвоить заработную плату, если трудовой договор отсутствует на один месяц; и компании могут потерять клиентов и институциональные знания, если у них нет надлежащих условий в договорах о не конкуренции для их сотрудников.

Обязательно ли Регистрировать Бизнес в Китае?

Определение основных потребностей и рисков

Предприятия, работающие в Китае, сталкиваются с различными рисками. Некоторые из них универсальны для всех предприятий, в то время как другие относятся к Китаю или отдельным отраслям и бизнес-структурам.

Тем не менее, при создании компании в Китае инвесторы должны тщательно планировать, как они будут осуществлять Внутренний Контроль. Это означает определение основных бизнес-целей, выявление наибольших рисков для их выполнения и рассмотрение других факторов, которые могут негативно повлиять на бизнес. Затем должна быть построена и внедрена система Внутреннего Контроля, которая включает структурные проверки и балансы, которые уменьшают риски от актуализации, а также подобные обзоры Внутреннего Контроля, которые могут активно выявлять недостатки в бизнесе.

Использование ERP-систем для улучшения Внутреннего Контроля

Компании в Азии все чаще используют системы планирования ресурсов предприятия («ERP») в качестве Внутреннего Контроля для широкого спектра бизнес-деятельности. ERP – это класс программного обеспечения для управления бизнесом, используемого для централизации, координации, оптимизации и автоматизации различных функций бизнеса, от повседневной деятельности персонала до управления запасами и финансовой отчетности.

ERP-системы могут усилить Внутренний Контроль, предоставив единую платформу для бизнеса, чтобы интегрировать свою многочисленную оперативную информацию, обновленную в реальном времени. Это повышает организационную прозрачность за счет консолидации и поддержания текущей информации, которую малые и средние предприятия часто фиксируют в разрозненных связующих и таблицах Excel. Кроме того, ERP-системы формализуют линии отчетности с программным обеспечением, требующим от разных заинтересованных сторон одобрения определенного ввода, например, запроса на покупку, продажу или отпуска сотрудника.

Например, давайте посмотрим, как ERP может выступать в качестве Внутреннего Контроля за компенсациями сотрудникам. Сотрудник подает заявку на компенсацию в ERP, которая включает в себя такие данные, как сумма в юанях; причина расходов; и соответствующий отсканированный счет-фактура в качестве доказательства. Соответствующие менеджеры затем рассматривают запрос, и если он одобрен, ERP автоматически объединяет возмещенную сумму в следующий платежный лист сотрудника. Такая система снижает вероятность мошенничества и незаконных требований возмещения, создавая прозрачный процесс, требующий официальных утверждений.

Системы ERP являются важными механизмами контроля, особенно для иностранных компаний с операциями в Китае. Обычно их старший руководящий персонал базируется в их заграничной штаб-квартире, а их китайские операции состоят из заводов и складов, обрабатывающих большое количество инвентаря. ERP-системы позволяют менеджерам, расположенным в разных местах и часовых поясах, получать более точную и реальную картину своих операций в Китае и более эффективно контролировать потенциальные риски, возникающие из многонациональной структуры.

Хотя системы ERP могут охватывать широкий спектр бизнес-деятельности, они, в конечном счете, являются лишь частью внутреннего режима управления компанией. Если в компании еще нет четкой политики Внутреннего Контроля, ее система ERP просто отражает слабый Внутренний Контроль. Кроме того, физические проверки по-прежнему необходимы для учета мошенничества и человеческого фактора и для таких бизнес-операций, которые невозможно оцифровать через ERP. Хотя все чаще рассматривается как фундаментальное устройство Внутреннего Контроля, системы ERP должны разрабатываться и внедряться в контексте более широкой стратегии Внутреннего Контроля.

Мария Котова руководит Русской Палатой в компании Dezan Shira & Associates в Китае. Если Вам необходима помощь по вопросам российских инвестиций в Китай, Вы можете связаться с ней по почте: maria.kotova@dezshira.com.

О нашей компании Asia Briefing является дочерним предприятием Dezan Shira & Associates. Dezan Shira специализируется в области прямых иностранных инвестиций, предоставляя услуги консультирования по вопросам бизнеса и налогообложения, учреждение корпораций, налогового планирования и бухгалтерского обслуживания, организации юридической и налоговой отчетности, начисления заработной платы, проверки финансовой отчетности компании и аудита для международных компаний инвестирующих в Китай, Гонконг, Индию, Вьетнам, Сингапур и другие страны АСЕАН. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, пишите на почту china@dezshira.com или посетите наш сайт www.dezshira.com.

Будьте в курсе последних направлений в бизнесе и инвестициях в Азии, подписавшись на наш бесплатный сервис с последними новостями, комментариями и законодательными обновлениями.

Брошюра на Русском

Брошюра «Дэзан Шира и Партнеры» предлагает полный обзор услуг, предоставляемых фирмой. Миссия нашей команды юристов, налоговых экспертов, аудиторов и консультантов Дезан Шира – служить путеводителем для инвесторов в сложной нормативно-правовой среде Азии и помогать по всем аспектам создания, поддержания и экономического роста бизнес-операций в регионе.

Internal Control in China

While fraud is a well-known issue for foreign investors doing business in China, many companies underestimate the risks of fraud occurring from within their own organizations. The answer to limiting exposure to these risks is internal control. In this issue of China Briefing magazine, we explain what makes China’s internal control environment distinct, and why China-based operations need to prioritize internal control. We then outline how to execute an internal control review to gauge organizational resiliency and identify gaps in control points, and introduce practical internal controls for day-to-day operations. Finally, we explore why ERP systems are becoming increasingly integral to companies’ internal control regimes.

China’s Investment Landscape: Finding New Opportunities

China’s foreign investment landscape has experienced pivotal changes this year. The Middle Kingdom can still be a challenging place to do business, but its economy has outperformed expectations. In this issue of China Briefing magazine, we examine how foreign investors can capitalize on China’s latest FDI reforms. First, we outline new industry liberalizations in both China’s FTZs and the country at large. We then consider when an FTZ makes sense as an investment location, and what businesses should consider when entering one. Finally, we give an overview of China’s latest pro-business reforms that streamline a wide range of administrative and regulatory measures.