Wie Sie Ihre Zulieferer in China begutachten können: Wichtige Aspekte und Fallbeispiele

Wir beleuchten die wichtigsten Managementüberlegungen zur effektiven Bewertung Ihrer Lieferanten in China und Ihrer Geschäftspartner im Allgemeinen. Anhand einer Fallstudie wird außerdem erläutert, wie das Outsourcing einer Lieferantenprüfung sinnvoll ist, da viele Unternehmen ihre Lieferantennetzwerke aufgrund von Bewegungseinschränkungen während der laufenden Pandemie nicht persönlich überprüfen können.

Jeder, der in China geschäftlich tätig ist, sollte sich ein klares Bild von der Situation seiner Geschäftspartner vor Ort machen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Motivationen und Fähigkeiten sowie die Wettbewerbsposition und die finanzielle und rechtliche Stellung. Während professionelle Berater dabei helfen können, einen Geschäftspartner objektiv zu beurteilen, ist der Grad der Kooperation eines Geschäftspartners von größter Bedeutung.

In jeder globalen Wertschöpfungskette sind funktionierende Beziehungen zwischen Lieferanten und Käufern ein Schlüsselelement für eine erfolgreiche und effiziente Geschäftsabwicklung. Bei grenzüberschreitenden Geschäften und der Beteiligung mehrerer Parteien in verschiedenen Rechtsordnungen kommt den Managementfähigkeiten bei solchen Unternehmungen eine besondere Bedeutung zu. Von großen multinationalen Organisationen bis hin zu kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) müssen Manager sicherstellen, dass die Kommunikationskanäle funktionieren und die Risiken in der Lieferkette wirksam gemindert werden.

Im folgenden Artikel geben wir einen Überblick über Bereiche, die Manager bei der Überprüfung ihrer Lieferanten oder Geschäftspartner im Allgemeinen berücksichtigen sollten.

Ansatzpunkte für die Überprüfung von Lieferanten

Traditionell führen größere Kunden regelmäßig Qualitäts- und Finanzaudits bei ihren Lieferanten durch. Dies gilt jedoch nicht für viele KMU, die in China Lieferanten für Fertigwaren oder standardisierte Halbfertigprodukte haben.

Da ihnen das politische Gewicht oder die finanziellen Mittel fehlen, verlassen sich viele KMU auf die Selbsteinschätzungen der Lieferanten oder auf das, was sie bei Geschäftsreisen vorfinden. Letzteres ist mit den Reisebeschränkungen, die die Länder während der COVID-19-Pandemie erlassen haben, immer schwieriger geworden.

Dennoch werden in diesem Artikel Vorschläge für Lieferantenprüfungen aufgeführt, die von lokalen Teams auf kosteneffiziente Weise durchgeführt werden können und zu einem besseren Verständnis des Geschäfts eines Lieferanten führen, z. B. der Geschäftsbeziehungen, der wettbewerbsfähigen Preisgestaltung, möglicher Exklusivitätsvereinbarungen und der betrieblichen Stabilität eines Zielunternehmens.

Der Ansatz für eine Lieferantenüberprüfung kann über den regulären oder den speziellen Weg erfolgen.

Der reguläre Weg gilt für Geschäftspartner, die in ihren ursprünglichen Verträgen Anforderungen an die Überprüfung von Lieferanten stellen. Dies ist in der Regel der Fall, wenn der Endkunde Anforderungen stellt, die in der gesamten Lieferkette umgesetzt werden müssen, oder wenn ein Kunde einen Vertrag mit einem Lieferanten über ein großes Volumen abgeschlossen hat. Es gibt jedoch auch Fälle mit geringem Volumen und spezifischen Anforderungen, die regelmäßige Überprüfungen erfordern, wenn keine Anforderungen des Endkunden bestehen.

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Andererseits können spezielle Lieferantenüberprüfungen eingeleitet werden, wenn sich das Geschäft ändert oder wenn Unregelmäßigkeiten auftreten. Dabei kann es sich um ungenaue Lieferzeiten oder Diskrepanzen zwischen Bestellung und Lieferung handeln.

Ebenso sind Qualitätsbeanstandungen, unzureichende oder unsichere Kapazitäten oder eine Bestandsaufnahme triftige Gründe für eine spezielle Lieferantenüberprüfung. Die Pandemie hat zwar die globalen Lieferketten unterbrochen, aber auch die Möglichkeit eröffnet, Lieferanten aufgrund solcher Unterbrechungen zu überprüfen.

Darüber hinaus sind besondere Überprüfungen bei finanziellen Veränderungen in einer Geschäftsbeziehung erforderlich.

Eine Ko-Investition des Käufers oder eine Änderung der Zahlungsbedingungen zur Unterstützung der Betriebskapitalposition eines Lieferanten erfordert eine finanzielle und operative Due-Diligence-Prüfung. Wenn ein Kunde Bedenken hinsichtlich der Zahlungsfähigkeit eines Lieferanten hat, aber keinen Zugang zu genauen Finanzdaten, kann ein Besuch von Fachleuten beim Empfänger dazu beitragen, ein Grundmaß an Vertrauen zu erhalten. Um sich Gewissheit über die finanzielle Realität zu verschaffen, ist jedoch die Mitarbeit des Lieferanten und die Bereitschaft, seine Bücher prüfen zu lassen, erforderlich.

In anderen Fällen können Kommunikationsprobleme zu Ungewissheit über künftige Geschäftsergebnisse führen, die mit relativ einfachen Faktenprüfungen und objektiven Daten ausgeräumt werden können.

Was ist zu prüfen?

Lieferantenprüfungen können aus mehreren Abschnitten bestehen. Sie lassen sich grob in operative, verfahrenstechnische und administrative Überprüfungen einteilen.

Betriebliche Überprüfung

Die betriebliche Überprüfung erfordert einen Besuch aller Produktionsanlagen, die für das Unternehmen eine Rolle spielen.

Die Kunden sollten darauf achten, ob die Angaben des Lieferanten korrekt sind und sich als wahr erweisen. Beispiele sind die genaue Größe der Produktionsstätte, die Produktionskapazitäten, der Maschinenpark und sein Betriebszustand, der Materialbestand und die Materialhandhabung, die Prüfeinrichtungen und das Personal in jedem Produktionsschritt.

Auch der Versandbereich, seine genaue Lage und sein Schutz vor Witterungseinflüssen sowie die Zeit, die die Produkte unfertig oder vorverpackt im Versandbereich oder zwischen den Produktionsschritten verbleiben, können einen Hinweis darauf geben, wie qualitätsorientiert ein Lieferant ist.

Offizielle Zertifikate und objektive Dokumente wie Unternehmenshierarchien und Prozessablaufpläne, Arbeitsanweisungen an den einzelnen Standorten usw. sind in der Regel Teil solcher Überprüfungen.

Eine Bestandsaufnahme oder Inventurzählung gehört zu den zeitaufwändigeren Vorgängen, die physische Besuche an einem bestimmten Standort erfordern. Sie kann unabhängig oder in Verbindung mit anderen Überprüfungen durchgeführt werden.

Verfahrensrechtliche Überprüfung

Die Verfahrensüberprüfung erfordert ein höheres Maß an Zusammenarbeit mit den Lieferanten. Vertikal integrierte Branchen, wie die Automobilindustrie, unterliegen einer stärkeren Überprüfung der Managementverfahren (z. B. Produktentwicklung, Risikominderung usw.). Der Kunde kann überprüfen, ob der Zulieferer über standardisierte Projektmanagementverfahren verfügt, die in der Praxis umgesetzt werden und für jeden Meilenstein ein internes Berichtssystem vorsehen.

Wichtig ist auch ein Mechanismus zur Anzeige von Risiken im Entwicklungsprozess, die zu Produktfehlern oder zur einfachen Überschreitung von Fristen führen könnten. Hochentwickelte Fabriken verfügen über eine Prozessfehlermöglichkeits- und -einflussanalyse (P-FMEA) für die Produktion, während professionelle F&E-Abteilungen Entwicklungs-FMEAs einsetzen. Die Kunden sollten jedoch vorsichtig sein, wenn es um die Durchführung von FMEAs geht und ob diese unabhängig von Kundenwünschen erstellt und überwacht werden.

Abgesehen von den oben genannten Verfahren, die in der Regel umfassenden Qualitätsaudits unterliegen, gibt es noch andere, einfachere Verfahren. Geschäftsprozesse, die der Lieferant mit anderen Beteiligten hat, können untersucht werden.

Ein Beispiel ist der Prozess der Materialbestellung. Die Art und Weise, wie eine Bestellung aufgegeben wird, ob in großen Mengen oder je nach Bedarf, kann Aufschluss über die Professionalität und die finanzielle Umsicht eines Lieferanten geben. Der Lieferant sollte in der Lage sein, sein Auftragsbuch vorzulegen und nachzuweisen, dass seine Bestellungen rechtzeitig eingegangen sind. Eine solche Genauigkeit bei der Auftragsabwicklung gibt Aufschluss darüber, ob in Ihrer Lieferkette Unregelmäßigkeiten zu erwarten sind.

Ein weiteres Beispiel für einfache Verfahren, die untersucht werden können, ist das Vorhandensein von Produktionshandbüchern und Anweisungen für die Mitarbeiter sowie von offiziellen technischen Normen, die zum Verständnis der Kundenanforderungen erforderlich sind. Außerdem sollten offizielle Bescheinigungen wie Versicherungspolicen und Managementzertifikate verfügbar sein, wenn Sie einen Lieferanten unangekündigt besuchen.

Administrative Überprüfung

Die dritte Kategorie ist die administrative Überprüfung, die teilweise aus der Ferne durchgeführt werden kann.

Grundlegende Punkte, die ein Kunde überprüfen sollte, sind die Geschäftslizenz des Anbieters, sein Geschäftsumfang und sein eingetragenes Kapital sowie die Rechtsgeschichte des Zielunternehmens und Änderungen seiner Geschäftstätigkeit in der Vergangenheit. Die offizielle Aktionärsstruktur und potenzielle nicht-öffentliche Interessengruppen können Aufschluss darüber geben, wie ein Anbieter in eine Branche integriert ist und woher die finanziellen Mittel stammen.

Ein zweiter Schritt, der eine eingehendere Untersuchung erfordert, sind die Geschäftsbeziehungen des Anbieters zu den Wettbewerbern des Kunden oder zu Großkunden in anderen Produktkategorien. Diese Daten sind zwar nicht leicht zu beschaffen, aber erfahrene Lieferanten werden bereit sein, nicht vertrauliche Beziehungen offenzulegen und Kundenreferenzen zur Überprüfung ihrer Behauptungen vorzulegen.

Von besonderem Interesse sind die Preisbenchmarks. Dies steht nicht in direktem Zusammenhang mit einer administrativen Lieferantenüberprüfung, da die Preisgestaltung in den meisten Fällen vertraulich ist. Professionelle Berater können jedoch helfen, Klarheit über die Marktpreise und die Wettbewerbsposition eines Lieferanten zu schaffen.

Fallstudie: Vor-Ort-Besuch zur Wiederherstellung der Kommunikationskanäle und zur Bewertung von Menge und Qualität der bestellten Produkte

Im folgenden Fall führten wir eine Betriebsprüfung mit ausgewählten Verfahrens- und Verwaltungspunkten durch:

Einer unserer Kunden, ein ausländisches Unternehmen (im Folgenden “das Unternehmen”), bezog die wichtigsten Materialien aus China, wo das Unternehmen seit vielen Jahren eine gute und kooperative Geschäftsbeziehung mit seinem chinesischen Lieferanten unterhielt.

Die Beziehung war jedoch seit 2020 angespannt, als sich das neuartige Coronavirus ausbreitete und die globalen Lieferketten unterbrochen wurden. Aufgrund der negativen Auswirkungen der Pandemie stellte der chinesische Zulieferer die Ausfuhr mehrerer geplanter Lieferungen ein und verlangte eine Vertragserneuerung, bevor er die Produktion wieder aufnahm. Der Lieferant gab an, dass seine Fabrik finanzielle Verluste erlitten habe und nicht mehr in der Lage sei, für große Aufträge zu produzieren. Um die Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten und auch in Zukunft Lieferungen zu erhalten, musste das Unternehmen vor der Aufnahme der Produktion hohe Anzahlungen an den Lieferanten leisten.

Aufgrund der langjährigen Zusammenarbeit zahlte das Unternehmen einen Teil der Anzahlungen. Spätere Bestellungen gingen jedoch weder rechtzeitig noch in der vereinbarten Menge ein. In der Zwischenzeit stellte das Unternehmen bei Videogesprächen fest, dass die Lagerbestände in schlechtem Zustand zu sein schienen, was weitere Befürchtungen aufkommen ließ, fehlerhafte Teile zu erhalten. Obwohl telefonische Anfragen an den Lieferanten immer zeitnah beantwortet wurden, wurden die Antworten immer vager und unplausibler.

Dezan Shira & Associates wurde beauftragt, dem Unternehmen zu helfen, die Realität vor Ort zu verstehen, einschließlich der kommerziellen und finanziellen Situation des Lieferanten, mit dem Ziel, die Beziehung zwischen den Parteien auf der Grundlage von Fakten und glaubwürdigen Argumenten wiederherzustellen.

Der Auftrag umfasste einen Besuch vor Ort mit einer physischen Bestandsaufnahme und einer grundlegenden Qualitätsbewertung der zu liefernden Produkte. Unser Team stellte fest, dass nur die Hälfte der als versandfertig gemeldeten Produkte verpackt und in den Container verladen war, aber es gab keine offensichtlichen Qualitätsprobleme. Darüber hinaus stellte sich heraus, dass die zugrundeliegenden Probleme mit den Vormaterialien zusammenhingen und innerhalb von zwei Wochen gelöst werden könnten – wenn die Bestellungen rechtzeitig aufgegeben würden. Wir überprüften die Produktionskapazitäten und Materialbestellungen des Lieferanten und handelten einen neuen Lieferplan aus. Unser Kunde schätzte die raschen Ergebnisse unseres Engagements und gewann das Vertrauen in seinen Geschäftspartner zurück.

Zusammenfassung

Im internationalen Geschäftsleben sind persönliche Gespräche von entscheidender Bedeutung für den Aufbau starker Geschäftsbeziehungen mit funktionierenden Kommunikationskanälen und einer raschen Risikominderung. Traditionell haben Geschäftsreisen dazu gedient, solche Kommunikationskanäle zu schaffen, während Finanz- und Qualitätsaudits Fakten geschaffen haben. Um jedoch die aktuellen Probleme angesichts der Reisebeschränkungen zu überwinden, können Lieferantenprüfungen ausgelagert und zu einer Teilmenge von Punkten durchgeführt werden, die auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind und sich von den vollständigen Qualitäts- und Finanzprüfungen unterscheiden können. Unsere Fallstudie ist nur ein Beispiel für ein solches Vorgehen.

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