Other BriefingsGlobale Ausbrüche von COVID-19: Koordination Ihrer Geschäftsabläufe von zu Hause aus
Ein Beitrag von Adam Livermore, Thomas Zhang & Chris Devonshire-Ellis, Dezan Shira & Associates
Der Ausbruch von COVID-19 in China löste das bis dato größte Home-Office-Experiment weltweit aus, während sich Unternehmen mit den Überlegungen konfrontiert sahen, wie sie ihre Mitarbeiter effektiv einsetzen und gleichzeitig den Körperkontakt minimieren können. Dieses Thema hat nunmehr Auswirkungen auf Unternehmen in der ganzen Welt. Die ansteckende Natur des neuartigen Coronavirus führte dazu, dass man sich an vielerorts nicht mehr in der Öffentlichkeit versammeln durfte, was auch Mitarbeiter in Büros sowie deren Arbeitswege mit öffentlichen Verkehrsmitteln einschloss, sowie das Verbot anderer öffentlicher Versammlungen verursachte.
Die Situation in China ist nach wie vor schwierig, noch sind nicht alle Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz zurückgekehrt. Es scheint auch, dass die Situation noch einige Monate lang in der globalen Geschäftswelt bestehen bleibt. Wie können also Unternehmen in Nordamerika, Europa, Südamerika, Afrika, dem Nahen Osten und Asien nicht nur ihren eigenen Abbau von Büro- und Fabrikarbeit bewältigen, sondern auch die Geschäfte ihrer chinesischen Tochtergesellschaften?
Unter diesen Umständen sind die meisten Optionen für den „Standardbetrieb“ von Unternehmen vorübergehend nicht anwendbar. Die Manager von ausländisch-investierten Unternehmen (FIEs) in China mussten sehr schnell handeln, um die Lücke zu schließen. Dies bedeutete die Einführung neuer Arbeitsabläufe, die die Reisetätigkeit der Mitarbeiter einschränken und gleichzeitig sicherstellen, dass die Arbeitszeiten eingehalten werden. Die Art und Weise, wie die Mitarbeiter aus der Ferne zusammenarbeiten, musste neu bewertet werden. In diesem Artikel betrachten wir die Methodik und die technischen Lösungen für den Betrieb eines Unternehmens, das unter Verschluss steht oder sich auf die Eventualität vorbereiten muss.
Ernennen & bevollmächtigen Sie einen Chief Information Officer (CIO)
Die Unternehmen müssen eine verantwortliche Person als Chief Information Officer (CIO) ernennen. Dies kann eine sehr belastende Rolle sein, da der CIO die Verantwortung für die Infrastruktur, auf die sich die Arbeitsfähigkeit stark stützt, für den reibungslosen Informationsaustausch innerhalb der Organisation und für die Sicherheit dieser Informationen trägt. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass ein CIO in der Lage ist, sich mit allen Mitarbeitern zu koordinieren, ihren Standort und ihre Situation zu kennen und in der Lage ist, Unternehmensinformationen, Anweisungen und Unterstützung, wo erforderlich, genau zu verbreiten.
Durchsetzung der Sicherheit und Effizienz der IT-Systeme Ihres Unternehmens
Die Sicherheit vertraulicher Unternehmensinformationen sollte in einer solchen Zeit für den CIO an erster Stelle stehen. Die Mitarbeiter arbeiten von zu Hause aus. Können sie sich bei der Ausübung ihrer Arbeit auf die vorhandene Unternehmensinfrastruktur verlassen? Ist ihr Unternehmen auf zentrale, physische Server angewiesen, die sich in Serverräumen in der Zentrale oder in Rechenzentren befinden? Wenn ja, sind Ihre Mitarbeiter zu Hause und in China in der Lage, ausreichend schnell auf diese Server zuzugreifen, um ihre Arbeit unter den gegenwärtigen Umständen zu erledigen?
Wenn das Unternehmen keine explizite kurzfristige Politik einführt und nicht die notwendigen Maßnahmen ergreift, damit die Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen und die Fristen einhalten können, hat dies unweigerlich zur Folge, dass diese Mitarbeiter beginnen, auf “unternehmensfremde” Kanäle des Informationsaustauschs zurückzugreifen. In China wird dies im Allgemeinen zu der “Super-App” WeChat führen. Weitere Optionen sind der Facebook Messenger, LinkedIn, WhatsApp, Twitter, Viber, Yandex und viele andere Apps, die für Ihr spezielles Land relevant sind.
Die Optionen fallen in zwei allgemeine Kategorien – Verbesserung des Zugangs zu bestehenden Knotenpunkten der Unternehmensinformationen und sofortige Schaffung neuer Unternehmenskanäle für den Informationsaustausch, die sich nicht auf die bestehende Infrastruktur stützen.
Die erste Denkweise geht davon aus, dass viele kritische Unternehmensinformationen und Werkzeuge, die von den Mitarbeitern genutzt werden, auf der physischen Infrastruktur und nicht “in der Cloud” auf Plattformen wie MS Azure/Office365 liegen. Die Migration dieser Daten ist kurzfristig nicht durchführbar, sodass die beste Möglichkeit zur Erleichterung des Informationszugangs darin besteht, sowohl die Geschwindigkeit als auch die Sicherheit der Verbindung zu diesen Daten für Mitarbeiter, die in einer Nicht-Büroumgebung arbeiten, zu verbessern.
Der Zugang über Remote-Display-Protokoll (RDP, welches Daten bei der Übertragung verschlüsselt) kann für Systeme in Betracht gezogen werden, die nicht browserbasiert sind und den Zugang zu Büroumgebungen nicht einschränken. Bei Systemen, die normalerweise für den Zugriff auf Büroumgebungen beschränkt sind, muss das Unternehmen die Einrichtung
von VPN-Verbindungen zwischen den Computern der einzelnen Mitarbeiter und einem Cap-Stone-Server in Betracht ziehen, der eine Verbindung zum entsprechenden Unternehmensserver herstellen kann. Für das VPN sollten nur sehr begrenzte Zielquellen aktiviert werden, um die Exposition des Systems gegenüber dem Internet zu minimieren und dadurch das Sicherheitsrisiko zu verringern, wenn die Mitarbeiter mit einer größeren Bandbreite von Nicht-Firmenressourcen verbunden sind. Computer, die in solchen entfernten Umgebungen arbeiten, sollten durch Tools, einschließlich Antiviren-Software, geschützt werden, da sich solche Laptops nicht mehr innerhalb des Sicherheitsbereichs Ihrer Büroumgebung befinden. Die in Ihrem Büro installierte Antiviren-Software wird möglicherweise nicht einmal umgehend aktualisiert, wenn sich die Laptops außerhalb des Büros befinden, da bestimmte Arten von Einsätzen nur Updates von internen Ressourcen zulassen würden. Bitlocker ist ein weiteres in Betracht zu ziehendes Tool, da die Möglichkeit des Verlusts oder Diebstahls eines Laptops schnell zunimmt, wenn viele Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten. BitLocker fügt eine zusätzliche Ebene der Zugriffssicherheit hinzu, indem es Informationen verschlüsselt, die sich auf der lokalen Festplatte des Computers befinden.
Es ist davon auszugehen, dass die Zugriffsgeschwindigkeit durch Mitarbeiter, die außerhalb der normalen Unternehmensumgebung arbeiten, negativ beeinflusst wird, da mit geringeren Internetgeschwindigkeiten gerechnet werden muss. Unsere Firma Dezan Shira & Associates hat in den vergangenen Wochen über 300 Mitarbeiter von zu Hause aus in China arbeiten lassen und festgestellt, dass der Zugang zum Internet über einen 4G-Hotspot durch den Anschluss ihres Laptops an ihr Mobiltelefon dieses Problem weitgehend gelöst hat.
Beliebte Cloud- und Hybrid-Cloud-basierte Lösungen
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, sofort verfügbare Alternativen zu prüfen, um ihre übermäßige Abhängigkeit von der Unternehmensinfrastruktur zu verringern, die für China und andere Mitarbeiter in abgelegenen Gebieten nur schwer zugänglich sein kann. Die beliebtesten Optionen sind derzeit Microsoft Office365 (für ausländische Unternehmen mit Mitarbeitern in China), DingTalk von Alibaba und WeChat Work von Tencent (für chinesische Unternehmen, die eine eher “inländische” Lösung benötigen). Andere Optionen wie Slack haben ebenfalls einen großen Anstieg der Popularität erfahren. Diese Dienste bieten im Wesentlichen eine Reihe von Tools für die Unternehmenskommunikation und Zusammenarbeit, die direkt mit dem globalen Verzeichnis des Unternehmens verbunden sind, aber nicht auf Daten angewiesen sind, die sich auf den physischen Servern des Unternehmens befinden. Auf diese Cloud-basierten Lösungen können die Mitarbeiter überall und jederzeit leichter zugreifen.
Am Beispiel von Office365 bietet diese Plattform als Nebenprodukt ihres Gesamtdesigns eine breite Palette von Funktionalitäten zur Unterstützung der Fernarbeit. SharePoint Online (SPO) ist ein Cloud-basiertes Tool zum Speichern und Kontrollieren von Unternehmensinformationen, das in vielen anderen Anwendungen genutzt werden kann. Microsoft Teams ist ein Kommunikations- und Kollaborationstool, das sich mit SPO synchronisiert, um den Benutzern eine breite Palette von Funktionen zur Verfügung zu stellen. Teams bietet eine stabile Option für Konferenzgespräche zwischen Kollegen innerhalb und außerhalb Chinas. Andere Tools wie Flow (jetzt in PowerAutomation umbenannt) ermöglichen es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse schnell neu zu organisieren und zu rationalisieren, um den Herausforderungen von Mitarbeitern an entfernten Standorten gerecht zu werden.
Noch wichtiger ist, dass Office365 dem Unternehmen ermöglicht, verschiedene Aspekte des Geschäfts auf einer universellen Plattform zu verwalten – E-Mail, Dateifreigabe und -zugriff sowie Zusammenarbeit – sind alle in derselben Plattform integriert und werden mit einem hohen Maß an Zuverlässigkeit und Sicherheit bereitgestellt. Diese Plattform garantiert auch, dass alle darin enthaltenen Informationen gemäß den eigenen Sicherheitsrichtlinien und -anforderungen des Unternehmens kontrolliert werden. Dies ist ein großer Vorteil für die Einhaltung der lokalen Gesetze und Vorschriften sowie der vertraglichen Verpflichtungen gegenüber den Kunden.
Microsoft hat vor kurzem ein Sonderangebot für die kostenlose Erprobung bestimmter Tools innerhalb der Office365-Suite eingeführt. Natürlich ist es ihr Plan, potentielle Kunden mit der Zusammenarbeit über diese Plattform vertraut zu machen und sie dann zu überzeugen, sich zu einem späteren Zeitpunkt für den kostenpflichtigen Dienst (mit voller Funktionalität) anzumelden. Teams wird sechs Monate lang kostenlos angeboten, und das Office365 E1-Paket (welches E-Mail, SPO, Flow und Teams enthält) wird drei Monate lang kostenlos angeboten. Es gibt verschiedene Ausprägungen, je nachdem, ob Ihr Unternehmen die Funktionalität auf der speziellen “China”-Version von Office365 oder der globalen Standardversion nutzen möchte.
Das traditionelle Arbeitsmodell in Frage stellen – neue Wachstumsbereiche erschließen
Die oben genannten Optionen stellen kurzfristige „Feuerlöschpläne“ dar, die Ihre Mitarbeiter wieder effizient arbeiten lassen können. Bei intelligenter Planung und Umsetzung können sie jedoch auch Teil der Basis für Ihre langfristige, Cloud- oder
Hybrid-Cloud-IT-Infrastruktur sein. Während der Ausbruch von COVID-19 kurzfristig eine Herausforderung für Unternehmen darstellt, kann er mittel- bis langfristig tatsächlich den Katalysator für Unternehmen darstellen, das Konzept der Fernarbeit anzunehmen, ergänzt durch die breite Palette bereits verfügbarer Technologie-Tools zur Steigerung der Arbeitseffizienz. In der Tat könnte es den letzten Nagel für die “traditionellen Industrien” – den Einzelhandel mit Ziegelsteinen und Mörtel, das Leasing von physischen Büroumgebungen und sogar das Offline-Banking für Verbraucher – einläuten.
Wenn Sie als CIO bei einem multinationalen Unternehmen tätig sind, bieten sich auch für Sie Möglichkeiten. China kann möglicherweise Ihre “Petrischale” für das Experimentieren mit geeigneten, für das Arbeiten aus der Ferne geeigneten Tools auf Wolkenbasis werden, die (bei Erfolg) später leichter auf veränderungsresistentere Bereiche Ihrer Organisation außerhalb Chinas angewendet werden können. Im vergangenen Jahr wurde China das fünfte Land, das 5G kommerzialisiert hat (nach Südkorea, den USA, der Schweiz und Großbritannien), und gewährte vier Telekommunikationsbetreibern im Land 5G-Lizenzen für die kommerzielle Nutzung. Dies wird die Einführung von digitalen Werkzeugen und Plattformen, die ein Arbeiten aus der Ferne in einer sicheren Umgebung ermöglichen, weiter beschleunigen.
Technologie-Beratungsdienste
Die Technologiedienstleistungen von Dezan Shira & Associates sollen Unternehmen aller Größenordnungen helfen, Lösungen zu finden, um die Effizienz ihrer Informations- und Technologiesysteme zu verbessern. Wir können Ihrem Unternehmen IT- und ERP-Informationssysteme, Cloud-basierte Dienste, IT-Infrastruktur, IT-Beratung und Helpdesk-Supportdienste zur Verfügung stellen. Diese Dienstleistungen sind so konzipiert, dass sich Ihr Unternehmen auf seine Kernziele konzentrieren kann. Bitte senden Sie uns eine E-Mail an info@dezshira.com oder besuchen Sie unsere Website www.dezshira.com.
Dieser Artikel wurde aus der aktuellen Ausgabe des China Briefing Magazins “Operating Your China Business During A Contagious Disease Outbreak” adaptiert. Er kann unten kostenlos heruntergeladen werden. Um ein kostenloses Abonnement für China Briefing zu erhalten, klicken Sie bitte hier.
China Briefing wird von Dezan Shira & Associates produziert. Mit Büros in China, Hongkong, Indien, Indonesien, Singapur, Russland und Vietnam unterstützt das Unternehmen Investoren in Asien
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