Come convincere un fornitore a minimizzare i difetti e a fare il primo passo?

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Molti acquirenti seguono l’imperativo strategico di migliorare la qualità; nonostante ciò i loro fornitori asiatici spesso resistono a questi sforzi di miglioramento. La parte più difficile è convincerli a fare il primo passo. Se l’approccio iniziale si dimostra proficuo, nel corso degli anni il fornitore potrà raggiungere una mentalità di produzione senza difetti.

Un’indagine condotta dalla American Society for Quality ha dimostrato che il principale ostacolo affrontato dai compratori nel miglioramento della qualità nella catena di fornitura è “lavorare con i fornitori per migliorare la performance”. Questo dato risale al 2016, ma crediamo che da allora sia cambiato ben poco.

Molte aziende hanno tentato diversi tipi di approccio per incitare al miglioramento i loro principali fornitori. Questo è difficile in particolar modo quando queste aziende puntano ad arrivare all’obiettivo “Zero Difetti” e i loro fornitori resistono alla spinta di fare persino il primo passo.

Che cos’è lo zero defect?

Zero defect è un obiettivo di qualità, riferito al miglioramento dei sistemi produttivi al punto in cui il prodotto ricevuto dal compratore presenta difetti inesistenti o quasi. E’ un modo per soddisfare non solo i compratori, ma anche per eliminare le attività ed i materiali superflui legati alla produzione difettosa. L’opzione Zero defect può inoltre diventare un atteggiamento mentale che indirizza l’intera organizzazione verso l’intolleranza verso la qualità scadente in ogni sua forma.

Sulla base della nostra esperienza di accompagnamento dei nostri clienti in progetti di trasformazione, vi diamo alcune indicazioni pratiche. Iniziamo con l’acquirente che compie azioni strategiche. Se sono coinvolti dei consulenti questi possono condividere alcune buone pratiche.

Che cosa deve fare un compratore

Se il compratore non ha influenza sul fornitore e non è pronto a prendere decisioni forti, il passaggio allo zero defect non potrà avvenire. Ci spieghiamo meglio.

Dobbiamo dire che c’è un prerequisito importante. Il compratore ha bisogno che il proprio fornitore comprenda chiaramente il suo standard qualitativo e che concordi con la sua valutazione della qualità del prodotto. Senza questo prerequisito il team del fornitore si orienterà verso le differenze nell’apprezzamento del difetto, invece di lavorare sul suo miglioramento.

Abbiamo osservato che gli acquirenti adottano diversi approcci che hanno avuto successo nella persuasione dei fornitori ad avviare programmi di miglioramento della qualità e, infine, a virare verso un atteggiamento zero defect.

Ecco alcuni esempi di approccio che hanno funzionato.

Fate in modo che il fornitore tema di perdere il vostro business

Cercate almeno una fonte di riserva e assicuratevi che possa fornire una buona qualità.

  • Raccogliete dati sul numero di difetti PPM (parti per milione), ed assicuratevi che il fornitore ne sia a conoscenza. Fategli sapere qual è il vostro target.
  • Avvertite il vostro fornitore: se non ci saranno miglioramenti nei prossimi sei mesi, ridurrete gli ordini del X% (ad esempio del 20% dopo sei mesi, di un altro 20% dopo 10 mesi, ecc.)
  • In parallelo, offritevi di aiutarlo a migliorare sistemi e procedure.

Rendete la situazione insopportabile per il fornitore

  • Garantitevi una fonte di riserva (come avviene di solito nelle catene di approvvigionamento automobilistico) o un contratto forte per assicurarvi che le forniture non rimangano scoperte.
  • Raccogliete dati sul numero di difetti PPM, ma anche su tutti i costi che ricadono sulla vostra organizzazione.
  • Ri-fatturate alcuni/tutti questi costi al fornitore.
  • Inoltre, quando vedete numerosi difetti, obbligateli a ridurli (cioè, dovranno pagare un’agenzia per controllare il 100% delle parti/prodotti finché non sarà trovato alcun difetto).
  • Passate dalla classica accettazione del campione (basata sulla AQL o Acceptance Quality Limits) ad un piano di “accettazione con zero difetti”. I vostri ispettori dovranno così controllare meno campioni e voi risparmierete sui costi di valutazione.
  • Parallelamente, offritevi di aiutare a migliorare sistemi e procedure.

Ci sono alcuni modi per rendere più probabile il successo di questi approcci:

  • L’acquirente comunica costantemente al fornitore I costi a pieno carico in cui incorre a causa dei difetti.
  • Un rappresentante dell’acquirente (può essere un consulente) passa alcuni giorni in azienda e spiega quanto la scarsa qualità aggiunga costi, diminuendo i profitti.

Nota: il fornitore potrebbe non accettare formalmente queste osservazioni per paura che l’area acquisti del compratore utilizzi queste informazioni per abbassare i prezzi. Come regola generale, se sono coinvolti i rappresentanti dell’area acquisti del compratore, il fornitore sarà più restìo a fornire informazioni e meno propenso a confermare i risultati del controllo.

  • Il rappresentante del compratore inizia ad aiutare il fornitore su alcuni processi e lavori di ingegneria, necessari per migliorare la qualità. Questo può riguardare calibri go/no-go, attrezzature di controllo, dispositivi di prova dell’errore, ecc. Se c’è un impatto diretto e misurabile sulla percentuale dei difetti, e l’operazione non aggiunge costi significativi, il fornitore raramente resiste a tale tipo di assistenza.
  • In alcuni casi, per raggiungere lo zero defect, i progettisti dell’acquirente devono mettere in atto modifiche significative ai loro metodi di lavoro. Dare ascolto alle criticità aziendali e realizzare design più facili da realizzare può essere un buon modo per dimostrare buona volontà e convincere un fornitore a collaborare.

Buone pratiche dei consulenti per l’assistenza durante la transizione

Se decidete di coinvolgere uno o più consulenti, le loro “buone pratiche” possono fare la differenza.

Il consulente principale deve partecipare a riunioni di gestione per presentare la sua squadra e spiegare come può aiutare l’azienda a raggiungere i suoi obiettivi. Una buona preparazione e buone doti comunicative sono molto importanti:

  • La direzione deve sentire che il consulente comprende le criticità operative (che richiedono una definizione iniziale approfondita) e ha l’esperienza per dare aiuto nella loro risoluzione.
  • Se la direzione aziendale si apre e condivide sfide ed obiettivi, questa può essere la base per un piano di successo. Se si tratta di un modo per avvicinarsi al target zero defects, in genere è meglio puntare verso un obiettivo che i vertici aziendali reputano importante nei loro orizzonti strategici. Il supporto totale della proprietà e della direzione è un must rispetto all’ampiezza e alla profondità dei cambiamenti necessari all’azienda.

Come iniziare?

Molte aziende non hanno la fiducia necessaria per spingere con forza alcuni dei loro fornitori chiave. E’ comprensibile.

Un buon inizio può essere quello di avere una comunicazione profonda con i principali fornitori e trovarne uno motivato – ad esempio, amministratori coscienti dei cambiamenti necessari che capiscano che, se le prestazioni migliorano, ci sono affari extra in arrivo.

Una volta che un progetto di questo tipo intrapreso con un fornitore, ha dimostrato buoni risultati, sarete più motivati a spingere altri fornitori. E con l’esperienza nell’implementazione di cambiamenti operativi in più realtà della base dei fornitori, sarà più facile scegliere i candidati giusti e persuaderli a perseguire gli obiettivi desiderati.

Il nostro collaboratore esterno è un partner presso China Manufacturing Consultants (CMC). Foundata nel 2012, CMC è una società di consulenza alla produzione che supporta ed esegue iniziative produttive a partire dai reparti direttivi fino all’area della produzione. CMC condivide approcci efficaci per convincere i fornitori chiave ad intraprendere le azioni necessarie a migliorare in modo significativo la qualità del prodotto e i tempi di consegna. L’autore può essere contattato su: renaud.anjoran@cmc-consultants.com.