Корпоративные Печати в Китае: Виды и Функции

Posted by Reading Time: 5 minutes

Edited by Maria Kotova
Translated by Dimitri Hedriakov

В Китае корпоративные печати являются обязательными для ведения бизнеса и заменяют собой подписи, которые широко используются в западных странах. Эта статья от Российской Палаты объясняет различные виды печатей для компаний в Китае и необходимость строгого внутреннего контроля во избежание злоупотреблений.  

Официальная печать компании (иногда ее также называют официальным штампом фирмы) является необходимым элементом для ведения бизнеса в Китае. В отличие от бизнеса на Западе, в Китае данная печать используется для юридического оформления документов от лица управителей (менеджеров) и других уполномоченных лиц фирмы, часто вместо подписи.

Помимо официальной печати, фирме в Китае, скорее всего, еще понадобится несколько иных печатей в зависимости от сферы деятельности, каждая из которых будет предназначена для конкретных целей и будет использована в разных типах официальной документации. Тем не менее, каждой компании следует позаботиться о том, чтобы диверсифицировать сферы применения этих разных печатей.

Для некоторых печатей любое лицо может считаться уполномоченным использовать их, если данные печати находятся в их распоряжении. Однако, подобная практика не может иметь место для всех видов печатей, как будет объясняться ниже, и оправдывает необходимость наличия четкого внутреннего контроля для обеспечения их ответственного использования.

В этой статье мы расскажем о различных видах печатей и штампов в Китае и о том, как предприятия могут их использовать в своей деятельности.

Виды корпоративных печатей и штампов в Китае

Официальная печать фирмы

Официальная печать компании обязательна к изготовлению, так как она функционирует как официальная подпись компании.

Пекин считает, что санкции США хороши для возможностей российского бизнеса в Китае

Предприятия используют официальную печать фирмы для всех юридических документов, поскольку она может охватывать практически все функции других печатей и штампов, разве что за исключением печати для таможенных операций и печати для инвойсов.

Официальная печать компании требуется, когда подписывается какой-либо важный документ, и поэтому предоставляет правовые полномочия для открытия банковского счета или изменения названия / сферы деятельности компании.

Предприятия с иностранными инвестициями должны произвести изготовление официальной печати только после регистрации в Регистрационной Администрации Промышленности и Торговли (РАПТ). На такой печати содержится полное зарегистрированное название компании на китайском языке, и она должна быть одобрена Управлением общественной безопасности (УОБ).

Уже изготовленная печать должна быть зарегистрирована в РАПТ, УОБ и в обслуживающем компанию банке.

Печать бухгалтерии

Печать бухгалтерии используется для открытия банковского счета, выдачи чеков, проверки подлинности финансовых документов, таких как налоговые декларации и «документы о соблюдении», а также для большинства операций, связанных с обслуживающим банком.

Эта печать также является обязательной, хотя вместо нее часто используется официальная печать фирмы. Тем не менее, предприятия часто держат эти две печати в руках разных уполномоченных лиц, чтобы избежать злоупотребления со стороны персонала.

Изготовленная печать бухгалтерии также должна быть зарегистрирована в РАПТ, УОБ и в обслуживающем компанию банке.

Печать для таможенных операций

Печать для таможенных операций используется для таможенных деклараций на ввоз и вывоз товаров. Эта печать является обязательной для компаний, занимающихся приграничной торговлей.

Печать для контрактов

Многие компании используют отдельную печать для подписания контрактов со своими сотрудниками или заключения соглашений между агентами по продажам и клиентами.

Несмотря на то, что печать для контрактов не является обязательной по нормативным требованиям, эта печать в случае ее изготовления может использоваться вместо официальной печати фирмы во время подписания контрактов.

Так как эта печать предоставляет меньше полномочий, чем официальная печать фирмы, то она является полезным инструментом для передачи полномочий.

Печать для инвойсов (fapiao)

Печать для инвойсов обязательна для выставления официальных счетов-фактур и налоговых поступлений (fapiao). Только подтвержденные печатью для инвойсов счета-фактуры могут быть расценены как производственные затраты.

Печать законного представителя

Печать законного представителя – это личная печать, принадлежащая исключительно законному представителю фирмы. Законный представитель является главой компании, указанным в лицензии на ведение бизнеса, и берет на себя обязательства от имени компании. У предприятия может быть только один законный представитель.

Печать законного представителя может быть использована вместо подписи или рядом с ней. После регистрации эта печать также должна быть зарегистрирована в РАПТ, УОБ и в обслуживающем компанию банке.

Электронная печать

Электронная печать является цифровым эквивалентом определенной физической печати, которая используется для онлайн-переводов, включая финансовые и договорные переводы. Подобные электронные печати похожи на электронные подписи в том плане, что они также зашифрованы для обеспечения полномочий пользователя.

Компаниям, использующимся электронными печатями, рекомендуется следить за обновлениями нормативных документов, касающихся их использования, поскольку технологические разработки опережают соответствующие изменения в законодательстве.

Другие печати и штампы

В дополнение к вышеупомянутым печатям, другие разнообразные печати и штампы могут быть использованы для различных целей, например штамп отдела кадров. Хотя по закону требуются только официальная печать компании, печать для бухгалтерии и печать для таможенных операций (если применимо), иногда различные правительственные ведомства могут время от времени требовать другие печати и штампы для определенных целей.

Вашингтон хочет расследовать богатство Путина, в то время как их собственный президент не обнародовал свои налоговые декларации

Например, правительственный департамент может потребовать документ, заверенный печатью компании-учредителя иностранного инвестора. Это может создать дополнительные сложности, так как использование печатей во многих небольших предприятий на западе не является обязательным и не является частью типичного процесса администрирования.

Однако для удовлетворения требований китайских государственных органов может быть приобретена печать, которая должна быть подписана узаконенным лицом в совете директоров головной компании. Китайские власти обычно указывают, чья подпись должна сопровождать документ и какая необходима печать.

Штатные юрисконсульты американских и европейских компаний должны определить законное использование печатей и штампов в рамках внутренних правовых норм своих родных стран. Китайцы при запрашивании у иностранных компаниях документов с печатями и/или штампами за границей, просто выполняют свои собственные правила внутреннего администрирования, при этом необязательно понимая, что иностранные инвесторы не за границей не регулируются такой же нормативной базой.

Обеспечьте безопасность в использовании печатей на вашей фирме в Китае

Обладание печатями дает огромную силу, и простое владение ими может быть доказательством наличия полномочий в их использовании. Соответственно, компаниям рекомендуется обезопасить свои печати и удостовериться, чтобы они не использовались в незаконных целях и не были украдены недовольными сотрудниками.

Печати не обязательно находятся в распоряжении одного человека; на самом деле, во многих случаях разные печати закреплены за разными отделами. Например, бухгалтер компании использует печать бухгалтерии, в то время как штатный юрист может быть обладателем печати для контрактов.

Если компания захочет добавить еще один уровень защиты, то она также может потребовать, чтобы все печати сопровождались дополнительным заверением с помощью официальной печати фирмы. Печати также обычно сопровождаются подписью уполномоченного лица, обеспечивая тем самым еще один дополнительный уровень безопасности по сравнению с заверением лишь одной подписью, как это зачастую происходит на Западе, где имеется тенденция полагаться только на подпись.

Как бы там ни было, идея о том, что только доверенные лица имеют необходимые печати в разрезе их полномочий и установление у компании внутреннего контроля для регулирования и регистрации использования печатей является крайне разумной. За исключением владельцев компании, не рекомендуется давать одному лицу контроль над всеми печатями и предоставлять право быть единоличной подписывающей стороной.

Кроме того, учитывая важность печатей в Китае, компаниям рекомендуется проводить тщательные проверки персонала, чтобы обеспечить надежный внутренний контроль и минимизировать риски, связанные с неправильным использованием печатей и штампов.

 

O нас

Мария Котова руководит Русской Палатой в компании Dezan Shira & Associates в Китае. Если Вам необходима помощь по вопросам российских инвестиций в Китай, Вы можете связаться с ней по почте: maria.kotova@dezshira.com.

О нашей компании Asia Briefing является дочерним предприятием Dezan Shira & Associates. Dezan Shira специализируется в области прямых иностранных инвестиций, предоставляя услуги консультирования по вопросам бизнеса и налогообложения, учреждение корпораций, налогового планирования и бухгалтерского обслуживания, организации юридической и налоговой отчетности, начисления заработной платы, проверки финансовой отчетности компании и аудита для международных компаний инвестирующих в Китай, Гонконг, Индию, Вьетнам, Сингапур и другие страны АСЕАН. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, пишите на почту china@dezshira.com или посетите наш сайт www.dezshira.com.

Будьте в курсе последних направлений в бизнесе и инвестициях в Азии, подписавшись на наш бесплатный сервис с последними новостями, комментариями и законодательными обновлениями.