Cinq stratégies de prévention de la fraude pour protéger votre entreprise en Chine

Écrit par : Thibaut Minot

Les entreprises étrangères qui entrent sur un marché à haut risque comme la Chine doivent faire attention à leurs programmes de conformité au niveau local. Une surveillance passive de la direction ne suffira tout simplement pas.

Comme point de départ, les mesures de contrôle interne ci-dessous doivent être soigneusement examinées et renforcées le cas échéant.

1. Intégrer des contrôles internes dans la structure de gouvernance de l’entreprise

Lors du démarrage d’une nouvelle entreprise en Chine, il est essentiel d’intégrer des mécanismes de contrôle interne à la structure de gouvernance de la société.

La structure de gouvernance d’une entreprise à capitaux exclusivement étrangers (WFOE) en Chine est composée d’un directeur exécutif ou de plusieurs directeurs constituant un conseil, d’un ou plusieurs superviseurs et d’un représentant autorisé du ou des actionnaires.

En outre, une personne occupera le poste de représentant légal de la société, un rôle pouvant être attribué soit au directeur exécutif (alternativement au président du conseil d’administration), soit à un poste optionnel de directeur général.

Une séparation claire des tâches construit les bases d’une chaîne de reporting efficace, permettant aux actionnaires de mieux superviser et contrôler leurs opérations en Chine à long terme.

Attirés par la perspective d’une structure décisionnelle plus fine et plus efficace, les entreprises étrangères en Chine confient trop souvent une autorité considérable à un seul employé, généralement le représentant légal, ce qui ouvre la voie à une perte de transparence et de contrôle.

Lorsqu’un employé est en mesure d’accomplir des tâches importantes sans supervision ni autorisation préalable d’un responsable plus haut dans la hiérarchie, il existe toujours un risque que cet individu finisse par agir dans son intérêt propre. Un représentant légal opportuniste pourrait causer des torts considérables à l’entreprise si les contrôles et contrepoids appropriés ne sont pas en place.

2. Surveiller la garde des sceaux de l’entreprise

Les actionnaires devraient vérifier en permanence si chaque personne s’acquitte de son devoir conformément aux statuts de la société et à la loi sur les sociétés de la République populaire de Chine. De même, en Chine, il faudrait accorder une attention particulière à la cession de la garde des sceaux de la société.

Parfois aussi appelés côtelettes ou timbres, les sceaux en Chine portent les détails d’une entreprise donnée, tels que son nom légal et sont utilisés pour autoriser légalement des documents – un peu comme la signature d’un cadre supérieur dans d’autres pays.

En effet, celui qui détient les sceaux de la société se voit de facto confié le pouvoir d’agir au nom de la société. Dans les opérations quotidiennes, cela pourrait signifier la signature de contrats pour le compte de la société ou l’autorisation de paiements à la banque, par exemple.

« Ne pas surveiller la conservation des sceaux de la société pourrait donner l’opportunité à des employés locaux de frauder », a déclaré Ivy Gu, Manager au sein de l’équipe BRICI (Risques commerciaux, contrôles internes et enquêtes) de Dezan Shira & Associates.

Gu a confié à China Briefing : « Nous avons récemment rencontré un cas dans lequel le directeur général d’une WFOE à Ningbo avait utilisé le sceau de la société et celui du représentant légal pour transférer 12 millions de RMB à sa société personnelle juste après que le capital eut été injecté par les actionnaires dans la société. »

Ainsi, il est conseillé à toutes les entreprises en Chine de mettre en place des mécanismes de contrôle interne approfondis pour garantir que leurs employés utilisent les sceaux de manière légitime. La solution peut consister à diviser l’utilisation des sceaux et la responsabilité de la tutelle entre différentes personnes ou, mieux encore, de désigner un tiers dépositaire pour protéger les sceaux de la société.

En outre, il est recommandé d’établir qui au niveau de la haute direction autorise l’utilisation d’un sceau donné en cas d’absence du titulaire régulier et de préciser quand le tuteur du sceau doit obtenir une approbation supplémentaire avant utilisation.

Dans certains cas, il pourrait être demandé que la signature d’un cadre supérieur soit apposée avant l’utilisation des sceaux, afin de renforcer encore la séparation des tâches.

Enfin, il est également conseillé de créer un journal documentant l’heure, la date et la raison chaque fois qu’un sceau est utilisé et auquel on accède depuis le coffre-fort de la société.

3. Automatiser la gestion des stocks, séparer les fonctions d’achat

Pour les entreprises commerciales ou manufacturières, la mise en place de contrôles internes liés à la gestion des stocks est essentielle.

La mise en place d’un système de gestion d’entrepôt automatisé pourrait limiter considérablement le risque de détournement des stocks. Des inventaires physiques doivent également être effectués périodiquement pour vérifier l’exactitude des données électroniques et réduire le risque de manipulation du système par des employés.

« Plus tôt cette année, une enquête que nous avons menée a révélé que le responsable de l’entrepôt local d’une société internationale était capable de voler des stocks sans être détecté en faisant intentionnellement un comptage incomplet des matières premières au cours du processus d’inventaire trimestriel », a déclaré Gu. « Un tel cas de détournement d’actifs aurait pu être évité si un décompte physique avait été confié à un tiers », a ajouté Gu.

Il est également essentiel de séparer de manière appropriée les tâches du responsable des achats et du responsable de l’entrepôt afin de limiter le risque de collusion d’un décideur unique avec les fournisseurs.

Une ligne hiérarchique claire doit être définie pour permettre au responsable de l’entrepôt de charger le responsable des achats de passer de nouvelles commandes auprès des fournisseurs, avec l’autorisation du responsable principal.

Bien sûr, la décision concernant le choix des fournisseurs avec lesquels commencer et la tarification doit être soigneusement contrôlée.

Plus généralement, différentes étapes de tout processus d’achat doivent être attribuées à différents membres du personnel et il convient d’étudier les variations du prix payé pour les biens et fournitures afin de limiter les cas de vol ou de collusion entre employés et fournisseurs.

4. Contrôler les prix de vente et surveiller les expéditions

De même, en ce qui concerne les ventes, les fourchettes de prix des différents produits doivent être clairement définies.

Pour certaines entreprises, chaque produit peut avoir un prix fixe, alors que pour d’autres, il est possible de négocier avec chaque client.

Dans ce dernier cas, les entreprises devraient établir des gammes de prix pour lesquelles les employés peuvent vendre un produit donné, que ce soit dans une certaine fourchette pour toutes les ventes ou dans différentes fourchettes en fonction de la quantité vendue.

Avant de procéder à une vente en dehors de la plage définie, il convient de demander à l’équipe de vente d’obtenir l’approbation supplémentaire d’un responsable supérieur. Cela réduit les risques de vol d’argent ou de collusion avec les clients.

De plus, les entreprises doivent enregistrer tout article expédié avec la facture correspondante, afin d’éviter les ventes indirectes générant des bénéfices pour un individu plutôt que pour l’entreprise.

La cohérence entre les données d’inventaire, les enregistrements d’expédition, la facturation et les chiffres de vente figurant dans les livres doit être surveillée de près et les tâches correspondantes bien séparées.

5. Séparation des rôles dans la gestion de la trésorerie

Dernier point, mais non des moindres, une séparation des tâches en matière de gestion de la trésorerie est absolument essentielle pour limiter les vols de trésorerie. La responsabilité d’initier et d’approuver les demandes de services bancaires en ligne, par exemple, devrait être séparée.

Une solution pratique pourrait être que le responsable financier au niveau du siège détienne le jeton de banque électronique requis pour approuver les paiements.

De même, le caissier qui détient le carnet de chèques d’entreprise ne devrait pas avoir libre accès aux sceaux de l’entreprise ; sinon, cet employé aurait la possibilité d’initier des paiements à la banque sans être détecté.

Les fonctions de caissier et de préparation des états financiers doivent également être séparées afin de garantir que toutes les transactions bancaires et les mouvements de trésorerie sont correctement enregistrés.

Se référant à une autre enquête de la fraude récente menée par son équipe, Gu a raconté : « Le directeur général d’une WFOE à Suzhou avait demandé au trésorier d’ouvrir trois comptes bancaires en son nom et le directeur général transférait des fonds de la société vers les comptes bancaires personnels du trésorier de temps en temps. Le caissier était également responsable de la comptabilité et avait pour instruction d’enregistrer les paiements en tant que paiements aux fournisseurs dans les livres de la société. »

« Ces détournements de fonds et d’actifs auraient pu être évités si les fonctions de caissier et de tenue des livres avaient été correctement séparées », a déclaré Gu.

Une fois que ces processus de contrôle interne ont été mis en place, il convient de surveiller de près et d’encourager davantage le respect de ces politiques internes en évaluant le personnel clé et les partenaires commerciaux.

Voici la deuxième partie d’une série en trois parties sur la prévention de la fraude en Chine. Dans la première partie, nous avons examiné à quoi ressemblait la fraude en Chine et comment évaluer les risques de fraude. Dans la troisième partie, nous discutons de la diligence requise et des stratégies de contrôle pour lutter contre la fraude en Chine.

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