Pourquoi les Audits RH sont-ils si Importants pour les Sociétés Etrangères implantées en Chine ?

Écrit par: Dezan Shira & Associates

Traduit par : Alan Hervé

Les sociétés étrangères exerçant une activité en Chine se retrouvent de plus en plus souvent confrontées à des situations délicates telles que des enquêtes internes ou des conflits dans les relations de travail. D’après les statistiques nationales publiées par la Cour Suprême de Chine (« China’s Supreme People’s Court » ou « SPC »), l’année 2015 a vu exploser le  nombre de conflits au sein des relations de travail. Les nouveaux dossiers relatifs à des conflits de travail, c’est à dire à des conflits se développant au sein de la relation contractuelle entre un employé et un employeur, acceptés par les tribunaux chinois se sont ainsi élevés à 483 311 – soit une hausse de 25% par rapport à 2014. Les conflits relatifs aux services de travail, c’est à dire les conflits découlant de contrats conclus avec des « entrepreneurs indépendants » évoluant dans des relations de quasi-emploi se sont pour leur part élevés à 162 920 – soit une hausse de 38,7% par rapport à 2014.

Les conflits au sein des relations de travail peuvent se montrer extrêmement coûteux, tant en matière d’argent que de réputation. Régulièrement, et en particulier pour les sociétés étrangères, le problème résulte d’un défaut de surveillance des RH. Un audit RH peut ainsi révéler des incohérences et déterminer si la société risque des conflits avec ses employés qui conduiraient à lui faire débourser des sommes.

Qu’est-ce qu’un audit en matière de Ressources Humaines (RH) ?

Tout comme un audit en matière financière, un audit en matière de RH est une évaluation indépendante et objective de la situation RH de la structure contrôlée, de ses pratiques, de sa documentation et de ses méthodes. Un audit RH peut attirer l’attention de la société sur des problèmes ou des erreurs RH à première vue invisibles, mais également sur des problématiques de conformité à la législation chinoise en perpétuelle évolution. Cela peut permettre à une entreprise d’établir de meilleurs pratiques, et donc de se protéger contre de potentiels risques légaux et opérationnels.

Un audit RH peut être mené en interne, mais il est préférable que celui-ci soit conduit par un tiers qualifié indépendant et objectif, et que celui-ci vérifie les points suivants :

1. La conformité avec toute la réglementation en vigueur ;
2. Le respect des exigences posées en matière de personnel qualifié (« talents ») ;
3. La maîtrise des risques en matière de RH ;
4. Le capital humain de l’entreprise ajoute de la valeur aux opérations globales de la société.

D’après la liste ci-dessus, il est clair que les audits en matière de RH peuvent aller au-delà d’une simple vérification de conformité ; ils peuvent également identifier les faiblesses dans la structure de talents de l’entreprise et mettre en avant certaines inefficacités.

Il est important d’envisager les audits RH comme un outil de diagnostique. Ils peuvent aider à identifier certains points d’amélioration au sein de la structure, mais ils ne sont pas là pour fournir des solutions. Le rôle de l’auditeur est de donner des conseils professionnels, mais la décision relative à la manière dont seront solutionnés les problèmes incombe uniquement à la société elle-même. Pour tirer le maximum d’un contrôle RH, les sociétés doivent se tenir prêtes à prendre des décisions afin d’améliorer les points mis en lumière par le contrôle.

Avantages liés au fait de conduire des audits RH

La conduite d’un audit RH peut permettre à une entreprise de tirer deux principaux avantages : s’assurer de la conformité de ses pratiques et vérifier l’efficacité de la structure.

1. Vérification de la conformité des pratiques

Dans de nombreux pays, il existe de très nombreuses lois ayant des conséquences sur toutes les étapes du processus d’emploi, du recrutement à l’embauche, jusqu’au licenciement. Cela est d’autant plus vrai au sein du Royaume du Milieu dans lequel les différentes règlementations et législations changent extrêmement rapidement. En conséquence, il est fondamental que les employeurs conduisent régulièrement des évaluations de leurs politiques RH et de leurs pratiques.

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De plus, les sanctions encourues pour négligence des règles de RH peuvent être très coûteuses. Lorsqu’un employeur se retrouve en violation des règles relatives aux pratiques RH, il peut se voir imposer des amendes et se retrouver sur liste noire. Dans le cas où une société se retrouve sur liste noire, les autorités locales seront informées des transgressions et seront plus enclines à contrôler strictement les embauches de la société, mais également à venir vérifier de façon impromptue la situation RH de l’entreprise.

2. Vérification de l’efficacité de la structure

Un audit RH peut également permettre de s’assurer que les politiques et les procédures prévues par la société sont bien respectées par le personnel RH. Cela est particulièrement important pour les sociétés étrangères en Chine qui décident de sous-traiter tout ou partie de leurs fonctions RH, et qui n’ont dès lors pas une vision globale de tout le processus RH.

Un audit peut permettre de révéler les forces et les faiblesses du système RH mis en place. En connaissant les axes d’amélioration du système, l’entreprise peut travailler à maintenir ou améliorer la satisfaction de ses employées et ainsi réduire le coût du turnover des employés. Il est en général estimé que la perte d’un employé peut coûter à l’entreprise de 50 à 150% du salaire dudit employé, et ce en plus du temps et des efforts passés à tenter de remplacer ledit employé.

Qui conduit les audits RH ?

Un audit RH peut être mené en interne si la structure dispose d’employés RH possédant le savoir-faire et l’expertise nécessaires. Toutefois, l’entreprise doit faire très attention si elle choisit de procéder à un audit interne ou à un audit réalisé en externe par des consultants autres que des avocats, car les résultats peuvent être sujets à litiges. Dès lors, il est recommandé aux sociétés de réfléchir à engager des consultants  extérieurs juridiquement qualifiés afin de réaliser de tels audits. En faisant cela, l’entreprise peut ainsi se protéger au travers du principe de non divulgation des informations révélées. Il est également important de noter qu’une société est responsable du respect des règlementations applicables en matière RH, et est dès lors la seule responsable en ce qui concerne toutes les dettes ou responsabilités qui pourraient être soulevées.

Difficultés couramment rencontrées dans la conduite d’un audit RH :

1. Nouveautés légales chinoises

Un audit est une tâche complexe demandant du temps. En Chine, cela peut s’avérer être un travail considérable ; compte tenu de l’environnement légal très dynamique du pays, il est nécessaire de s’entourer de professionnels RH afin d’être informé constamment des nouveautés légales. Dans le cas d’un audit interne, la plus grande difficulté sera la surveillance du paysage juridique et la vérification de la conformité de l’entité avec toutes les exigences posées. Etant données ces difficultés, un tiers peut être mieux placé pour vérifier objectivement le respect des règles et apporter une expertise plus poussée.

2. Documentation

La nécessité de tenir des registres est un problème majeur en Chine. Par exemple, depuis 2008, il est obligatoire en Chine pour les employeurs de conserver par écrit une copie des contrats passés avec les employés. Toutefois, la Chine ne possède toujours pas un système légal uniforme avec des standards posés en matière de collecte et traitement des données ainsi que d’utilisation des informations personnelles. Ces lacunes peuvent conduire à certaines incertitudes devant un tribunal lorsqu’il s’agit de prouver les manquements d’un employé. De plus, les sociétés étrangères implantées en Chine doivent conserver les contrats sous les noms chinois des employés, alors même que le travail s’effectue au quotidien avec les noms anglais des employés. Dans le cadre d’un contrôle d’un employé, il est alors difficile de conserver une trace de l’identité de la personne.

Afin de se préparer à une telle situation, les entreprises doivent se préparer à fournir un certain nombre de documents ainsi que les politiques internes de l’entreprise, mais également des témoignages de membres du personnel tels que les managers et les RH. Les efforts et le temps demandés aux fins d’un audit RH dépendront de la taille de la structure vérifiée et de la documentation disponible. Lorsque la documentation est incomplète, l’audit est généralement plus long.

Il faut bien garder à l’esprit qu’en Chine, la charge de la preuve pèse sur l’employeur en cas de conflit. Il est dès lors nécessaire que des registres détaillés soient conservés.

3. Coopération de la part de l’entreprise

Dans le cas où un audit est réalisé par un tiers, les membres du personnel RH peuvent se sentir sous surveillance. En Chine, ce sentiment peut être amplifié par la conception chinoise de réputation et de dignité. Certains managers peuvent être particulièrement effrayés à l’idée de perdre la face ou de se sentir embarrassés, au risque de voir leur réputation se détériorer, en cas d’irrégularité dans les RH. Afin d’éviter de telles situations, ils pourraient être tentés de cacher certains problèmes en refusant l’accès à certaines informations, documents voire même à certaines infrastructures de l’entreprise. De plus, ils pourraient essayer d’induire en erreur l’auditeur à propos des procédures ou de styles de gestion traditionnellement suivis par la société.

Fréquence des audits en matière RH

Il est recommandé de conduire un audit RH par an. Cela peut sembler irréaliste, mais, plus les audits ont lieu régulièrement, plus ils sont courts et demandent peu d’efforts.

En premier lieu, la quantité de documents à fournir, compiler, revoir et analyser sera considérablement raccourcie si la durée entre deux audits est réduite. En second lieu, il est moins probable que la société ait besoin de changer radicalement ses politiques et procédures RH si un bon audit a été mené quelques temps plus tôt.

Les audits RH, bien que prenant du temps, peuvent réduire les coûts, minimiser les risques de responsabilité, et améliorer les processus RH sur lesquels une entreprise repose. En Chine, pays dans lequel les sociétés étrangères supportent de nombreuses responsabilités dans le cadre d’une relation employeur-employé, et dans lequel les conflits de travail sont en hausse constante, vérifier la conformité et l’effectivité des fonctionnements RH peuvent être extrêmement utiles.

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